Les listes d'attente

Les listes d'attente, qu'est-ce que c'est ?

Il est possible dans calenDoc de définir des listes d'attente.

Cette fonctionnalité vous permet de proposer aux personnes qui prennent rendez-vous avec vous de s'inscrire en liste d'attente :

• Lorsqu'aucun rendez-vous n'est disponible actuellement
• Lorsque des disponibilités existent mais sont trop lointaines

Dans tous les cas, les personnes reçoivent par e-mail des invitations pour les prévenir que des créneaux sont disponibles. En cliquant sur le lien présent dans l'e-mail, elles peuvent accepter ou refuser la proposition. Si elles ont déjà un rendez-vous programmé, le rendez-vous issu de la proposition remplace le rendez-vous existant.

Comment cela se présente-t-il lors de la prise de rendez-vous ?

Lors de la prise de rendez-vous, si aucun créneau n'est disponible, le bouton suivant est affiché :

Si des créneaux sont disponibles, mais que la personne aimerait être prévenue si un rendez-vous se libère plus tôt, elle peut s'inscrire en liste d'attente à l'étape suivante :

La personne entre ensuite ses coordonnées et est inscrite en liste d'attente (qu'elle ait pris un rendez-vous ou non).

Si un créneau se libère, elle reçoit un e-mail contenant une proposition de rendez-vous. Le contenu de cette proposition est totalement paramétrable :

Si la personne clique sur le lien "Accepter ou refuser", une page détaillant la proposition est affichée :

Si elle accepte la proposition, le rendez-vous est créé, avec les rappels par défaut. Si un rendez-vous existait déjà plus tard, celui-ci est automatiquement annulé.

Si le rendez-vous a été pris entre-temps par une autre personne, le message d'erreur suivant s'affiche :

La personne peut alors choisir de ne plus recevoir de nouvelle proposition.

Comment mettre en place les listes d'attente ?

Pour mettre en place les listes d'attente, vous devez disposer d'une offre Premium ou Entreprise.

Vous devez vous rendre dans l'administration, rubrique "Listes d'attente" :

Cochez la case "Activer les listes d'attente" pour activer la fonctionnalité.

Vous pourrez alors paramétrer les éléments suivants :

• Nombre d'invitations envoyées à la fois : vous déterminez combien de personnes à la fois vont recevoir les invitations lorsqu'un créneau se libère. Nous vous conseillons de limiter le nombre de personnes qui reçoivent cette proposition, car une seule pourra l'accepter (les autres recevront un message leur indiquant que le créneau n'est plus disponible).
• Délai (en mn) entre deux envois : c'est le délai que le système attend avant d'envoyer une nouvelle vague de propositions si personne n'a accepté la proposition lors du premier envoi. Nous vous conseillons de laisser ce délai à 15 minutes au moins, pour permettre aux personnes qui reçoivent la proposition d'en prendre connaissance et de l'accepter. Si tout le monde refuse la proposition, une nouvelle vague de propositions est envoyée, sans attendre ce délai.
• Envoi des propositions par e-mail : pour l'instant, les propositions ne sont envoyées que par e-mail (pensez à demander leur adresse e-mail aux personnes qui prennent rendez-vous). En effet, c'est vous qui supportez le coût des envois (gratuit pour les e-mails) et l'envoi de SMS pour les propositions risque de présenter un coût trop important pour vous. Si vous souhaitez néanmoins activer l'envoi par SMS, merci de nous contacter.
• Contenu de la proposition : vous avez la possibilité de personnaliser entièrement le contenu des propositions en copiant/collant le code HTML de l'e-mail que vous souhaitez envoyer. Un modèle standard vous est cependant proposé, que vous pouvez modifier. Vous devez dans tous les cas ajouter la variable {urlproposition} dans le modèle : il s'agit du lien qui permettra à la personne d'accepter ou de refuser les propositions de rendez-vous.

Quel est le coût des listes d'attente ?

Le coût des listes d'attente est gratuit pour les offres Premium et Entreprise. La fonctionnalité n'est pas disponible pour les offres Essentiel.

Vous supportez cependant le coût des envoi des propositions, qui est nul dans le cas de l'envoi des propositions par e-mail.

Si vous nous demandez d'activer l'envoi des proposition par SMS, les SMS envoyés pour ces propositions seront décomptés de vos crédits.