Les icônes dans les titres des rendez-vous

Certaines icônes peuvent s'afficher dans le titre de vos rendez-vous. Cet article vous permet d'en connaître la signification.

L’arobase (@, a commercial) :

Si votre rendez-vous est marqué d’un @ cela signifie qu’il a été pris en ligne, par la personne concernée par le rendez-vous.

Les rendez-vous pris en ligne sont automatiquement marqués d’un @.

L’enveloppe :

Si votre rendez-vous est marqué d’une enveloppe, cela signifie que le rendez-vous est associé à un document.

Pour visualiser ou télécharger ce document, il vous suffit de cliquer sur le rendez-vous concerné puis d'aller sur l'onglet "Documents" :

Le document peut avoir été envoyé par la personne qui a pris rendez-vous, ou il peut s'agir d'un document contenant des informations supplémentaires sur le rendez-vous (par exemple lors d'une synchronisation avec Office 365).

Comment activer la possibilité d'envoyer des documents ?

Pour activer la possibilité pour les personnes qui prennent rendez-vous sur Internet de vous envoyer des documents, il vous suffit de vous rendre dans l’administration de votre agenda calenDoc dans la rubrique "Motif de rendez-vous". De là, vous pouvez cliquer sur un motif et cocher la case "Des documents sont attendus pour ces RDV" avant d’enregistrer votre choix.

L’écran :

L’affichage de cette icône indique que le rendez-vous se déroule à distance.

Comment définir qu'un rendez-vous se déroule à distance ?

Pour activer cette option, il vous suffit de vous rendre dans l’administration de votre agenda calenDoc dans la rubrique "Motif de rendez-vous". De là, vous pouvez cliquer sur un motif et vous rendre dans la rubrique "À distance", vous devrez alors cocher la case "Les rendez-vous avec ce motif se déroulent à distance".

Les rendez-vous qui se déroulent à distance sont également indiqués avec une icône d'écran dans la liste des motifs disponible dans l'administration.

Le dollar ($) :

Si le rendez-vous s’inscrit dans une démarche de prépaiement, il sera marqué d’une icône en forme de dollar. Si cette icône est accompagnée d’une croix rouge, alors le rendez-vous n’a pas été réglé.

Si l’icône est marquée d’une coche verte, cela signifie que le rendez-vous a bien été payé.

Comment activer le prépaiement ?

Ces icônes apparaissent automatiquement si le prépaiement a été activé. Pour savoir comment mettre en place le prépaiement des rendez-vous, vous pouvez suivre le tutoriel vidéo « Pré-paiement des rendez-vous » disponible sur notre chaine YouTube :

La cloche et le calendrier :

Une icône en forme de cloche sert à suivre les rappels et confirmations envoyés pour les rendez-vous. Cette icône est associée à des chiffres qui indiquent combien de rappels ont été envoyés et combien de rappels sont à envoyer. Les rappels déjà envoyés sont marqués d'une coche verte. Les rappels programmés mais non encore envoyés sont marqués d'un chiffre suivi d'un calendrier .

Dans l'exemple ci-dessus, 4 rappels sont programmés. Deux ont déjà été envoyés et deux restent encore à envoyer.

Comment afficher ces icônes ?

Pour afficher ces icônes vous devez vous rendre dans l’administration, dans la rubrique "Paramètres de l’agenda" dans "Paramètres avancés". Depuis cette rubrique vous pouvez cocher la case "Afficher dans l’agenda les rappels envoyés et restant à envoyer" avant d’enregistrer votre choix.

Retrouvez d'autres tutoriels grâce à la bulle d'aide située en bas à droite de votre agenda ou directement sur notre chaîne YouTube