Pourquoi mes rappels de rendez-vous ne sont pas envoyés ?
Il peut y avoir différentes raisons pour qu'un rappel de rendez-vous ne soit pas envoyé. Dans cette liste vous trouverez les différents cas possibles et comment y remédier.
Le rappel n'est pas coché par défaut
C'est la raison la plus évidente, le rappel n'est pas activé et par conséquent, aucun rappel n'est envoyé automatiquement. Pour changer cela, vous pouvez vous rendre dans l'Administration, dans la rubrique "Confirmations et rappels". Cliquez sur le rappel concerné puis cochez la case "Rappel activé par défaut" avant d'Enregistrer votre choix.
Le rappel est paramétré pour les envois manuels ou pour les rendez-vous pris sur Internet uniquement
Si la case "Envoi manuel uniquement" est cochée, vos rappels ne partiront que pour des clients précis, lorsque vous déciderez de les envoyer manuellement dans l'agenda. Si ce n'est pas votre souhait et que vous souhaitez que les rappels soient envoyés par défaut, vous devez cocher la case "Pour tous les rendez-vous" si vous préférez envoyer cette confirmation (ou rappel) lorsqu’un rendez-vous est pris sur Internet uniquement vous pouvez cocher la case "Uniquement pour les rendez-vous pris sur Internet" (⚠️ attention, si cette option est cochée, les rappel seront pas envoyés si vous prenez les rendez-vous directement sur votre agenda).
Le rappel n'est pas associé avec ce motif de rendez-vous
Il est également possible de définir qu'un rappel n'est envoyé que pour un type de rendez-vous spécifique. Si un rappel n'est pas parti, vérifiez que les motifs de rendez-vous associés à ce rappel comprennent bien le motif du rendez-vous concerné.
Le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail du client ne sont pas renseignés
SI lors de la prise de rendez-vous en ligne, le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail ne sont pas renseignés, les rappels correspondants (SMS ou e-mail) ne seront pas envoyés.
Pour changer cela, vous pouvez exiger que le numéro de téléphone et/ou l'adresse e-mail soient renseignés par les personnes qui prennent rendez-vous en ligne. Pour ce faire vous pouvez vous rendre dans l'administration, dans la rubrique "présence sur internet", dans l'onglet "Comportement". Dans cette page, vous trouverez différentes options, les personnes qui prennent rendez-vous peuvent s'inscrire avec:
- Le numéro de téléphone uniquement
- leur adresse e-mail uniquement
- Leur adresse e-mail ou leur numéro de téléphone (⚠️ Attention si cette option est choisie, les rappels par SMS ne seront pas envoyés aux personnes qui ne renseignent pas leur numéro de téléphone et les rappels par e-mail ne seront pas envoyés aux personnes qui ne renseignent pas leur adresse e-mail)
- leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone
D'une manière générale, assurez-vous que les coordonnées demandées sont cohérentes avec les rappels que vous souhaitez envoyer.
La personne qui a pris rendez-vous n'a pas validé ses coordonnées
Ce cas ne se produit que si vous avez choisi la seconde option dans le mode de prise de rendez-vous en ligne (dans l'Administration, rubrique "Présence sur Internet", puis "Comportement") :
Dans ce mode, il est toujours possible de prendre rendez-vous, mais les rappels ne sont envoyés qu'une fois les coordonnées validées (par un code reçu par SMS ou e-mail).
C'est donc un mode de fonctionnement que nous ne recommandons pas dans le cas ou vous voulez être sûr que les rappels sont bien envoyés.
Le rendez-vous est trop proche
Si vous définissez un rappel un jour avant et qu'une personne prend rendez-vous le jour même, elle ne recevra pas ce rappel.
Si vous souhaitez garantir l'envoi d'un rappel, sélectionnez plutôt le type "Confirmation de rendez-vous", qui est envoyé dès que le rendez-vous est pris.
Vous pouvez également interdire la prise de rendez-vous à la dernière minute en modifiant l'option dans "Présence sur Internet", "Visibilité" :
Les crédits restants sont insuffisants
Si vos crédits tombent à zéro, vos rappels par SMS ne seront pas envoyés. C'est pour éviter cette situation que nos avons mis en place un système d'alertes par e-mail lorsque vos crédits sont bas. Pour activer cette alerte, vous pouvez vos rendre dans l'Administration, dans la rubrique "Souscriptions" puis dans "Alertes".
Le numéro de téléphone ou l'adresse renseignée n'est pas correcte
Cela peut paraitre évident, mais si les coordonnées renseignées ont été mal écrites , la personne qui prend rendez-vous ne recevra aucun rappel.
La personne qui prend rendez-vous n'a pas finalisé sa prise de rendez-vous en ligne.
Il peut arriver que certaines personnes n'aillent pas au bout de la prise de rendez-vous en ligne. Dans ce cas aucun rappel n'est envoyé et le rendez-vous n'est pas enregistré dans votre agenda.
Le rendez-vous a été modifié et le rappel a été supprimé.
Lorsqu'on modifie un rendez-vous depuis l'agenda, il est possible d'annuler l'envoi d'un rappel, dans ce cas si le rappel n'a pas déjà été envoyé, la personne qui a pris rendez-vous ne le recevra pas.
Si vous rencontrez un cas qui n'est pas abordé ici, n'hésitez pas à nous le signaler.
Comment visualiser les rappels qui ont été envoyés et ceux qui sont programmés pour le futur
Vous pouvez afficher le statut d'envoi de vos rappels dans l'entête de vos rendez-vous, afin de vous permettre de visualiser d'un coup d'oeil les rappels déjà envoyés et ceux restant à envoyer.
Pour activer cette option, allez dans l’Administration, dans la rubrique "Paramètres de l’agenda", puis "Paramètres avancés". Cochez l’option "Afficher dans l’agenda les rappels envoyés et restant à envoyer".
Les rendez-vous présents dans votre agenda seront alors marqués d'un symbole indiquant les rappels déjà envoyés, et d'un autre indiquant les rappels restant à envoyer :
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